Újonnan érkezőként nehéz egy olyan szervezetbe beilleszkedni, amely jól meghatározott keretek, szabályok szerint működik.

Akár Toastmasters esten, akár máshol (pl. új munkahelyen), biztosan Te is érezted már magad ebben a helyzetben: a többiek már tudják, hogy mi a „dörgés”, sajátos nyelvezete van a tagoknak, látszólag rajtad kívül mindenki tudja, hogy mikor mi a teendő, értik a szakzsargonokat.

Jelen esetben ilyen szakzsargonok: kézikönyvek, tanösvények, szerepek, értékelési szempontok, elnökségi pozíciók – hosszan sorolhatnánk a fogalmakat.

Még a 2018-as évben, az akkori elnökséggel kezdtünk ezzel a problémával foglalkozni, úgy gondoltuk, hogy a kezdeti lemorzsolódásnak nagyban lehet az oka, hogy egy új érdeklődő még kevéssé látja át a szervezet működését, nem tudja milyen konkrét lépéseket kell megtennie ahhoz, hogy fejlődjön a nyilvános beszédben, a vezetői képességeiben.

Egyik késő esti elnökségi ülés alkalmával jött az ötlet: használjunk folyamatmodellt, ami vállalati környezetben már bizonyított, hiszen egy folyamatábra egyszerű, vizuális, átlátható és mindenki érti.

Néhány hét leforgása alatt meg is született az alábbi ábra, melyet a tagságért felelős elnökhelyettes minden új tagnak emailben kiküld. Ehhez csatolja még a leírást, hogy hogyan zajlik egy hagyományos est, kik a főbb szerepvállalók.

Ezzel a módszerrel, az ábrával és az általános rövid estleírással már az első perctől fogva ellátjuk új tagjainkat azzal a szükséges mennyiségű információval, mely még nem befogadhatatlanul sok, de a gördülékeny és sikeresnek érzett induláshoz elengedhetetlen. Később persze, ahogy a tapasztaltabb tagokkal, a mentorukkal beszélgetnek, böngészik a Toastmasters weblapját, egyre több projektet látnak és telejesítenek élesben, így bővül a tagok tudástára, hiszen nagyon sok tudást és tapasztalást lehet a Toastmasters berkeiben szerezni.

Az ábra az első tanösvény végéig mutatja a tanulási folyamatot.

Tapasztalatunk szerint ebben a kritikus időszakban nagy segítséget jelent, hogy van egy mankó, amire a tagok támaszkodhatnak, amíg még a magabiztos járást elsajátítják a Toastmasters köreiben.